Người dân làm thủ tục hành chính tại Trung tâm phục vụ hành chính công phường Xuân Hòa, TP.HCM - Ảnh: QUANG ĐỊNH
Sở Nội vụ TP.HCM vừa trình UBND TP.HCM chủ trương xây dựng và ban hành đề án xây dựng công sở hành chính thông minh, hướng tới mô hình quản trị hiện đại, thông minh, vận hành trên nền tảng số phi địa giới và lấy sự hài lòng và hiệu quả công việc làm thước đo.
Theo tờ trình, sau khi thực hiện mô hình chính quyền địa phương 2 cấp và hợp nhất, TP.HCM đối diện áp lực lớn đối với bộ máy hành chính trong bối cảnh số lượng cơ quan chuyên môn và nhân sự giảm, khối lượng công việc tăng lên đáng kể.
Kết quả khảo sát hơn 21.500 cán bộ, công chức tại 168 xã, phường và đặc khu cho thấy hơn 43% người được hỏi cho rằng hệ thống quản lý văn bản vận hành chưa tốt là trở ngại chính trong công việc.
Bên cạnh đó, tỉ lệ công chức có nhu cầu sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để hỗ trợ công vụ đạt từ gần 60% đến hơn 63%, tập trung vào các nhu cầu như trợ lý ảo, phân tích dữ liệu, cảnh báo rủi ro sai sót và tổng hợp báo cáo.
Từ cơ sở trên, Sở Nội vụ đề xuất xây dựng mô hình công sở hành chính thông minh với mục tiêu chuyển đổi từ phương thức "quản trị dựa trên sự hiện diện" sang "quản trị dựa trên hiệu suất", mang lại dịch vụ hành chính hiện đại, minh bạch, hiệu quả hơn, vừa giảm chi phí xã hội vừa thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội bền vững.
Đây là lợi ích thiết thực cho cả chính quyền (vận hành trơn tru, hiệu quả) lẫn người dân, doanh nghiệp (thuận tiện, hài lòng).
Về lộ trình, đề án chia thành 3 giai đoạn thực hiện nhằm bám sát mục tiêu chiến lược:
Giai đoạn 1 (năm 2026 - 2027): Xây dựng nền tảng tập trung ban hành khung pháp lý quy chế làm việc linh hoạt, bộ chỉ số KPI số và lắp đặt hệ thống kiosk tự phục vụ 24/7 tại khu dân cư.
Giai đoạn 2 (năm 2028 - 2029): Chuyển đổi toàn diện, áp dụng cơ chế làm việc tại nhà luân phiên cho ít nhất 30% vị trí tham mưu, nội nghiệp; vận hành kho dữ liệu dùng chung sống 100%.
Giai đoạn 3 (từ năm 2030 trở đi): Hoàn thiện hệ sinh thái quản trị thông minh. Bộ máy hành chính vận hành thông suốt hoàn toàn trên môi trường số phi địa giới hành chính vật lý; 100% quyết định chỉ đạo điều hành của lãnh đạo thành phố được hỗ trợ bởi hệ thống phân tích dữ liệu lớn và AI.
4 nhóm giải pháp cho đề án công sở hành chính thông minh, phi địa giới năm 2030
Đề án đặt ra 4 nhóm giải pháp để thực hiện mục tiêu xây dựng công sở hành chính thông minh, gồm:
Nhóm nhiệm vụ về hạ tầng và công nghệ (nền tảng): Giải pháp trọng tâm tập trung vào đầu tư đồng bộ hạ tầng trang thiết bị công nghệ thông tin tại các cơ quan thuộc hệ thống chính trị và triển khai trung tâm dữ liệu tính toán hiệu năng cao để ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) và Internet vạn vật (IoT).
Thành phố ưu tiên phát triển, liên thông các nền tảng số dùng chung kết hợp ứng dụng trợ lý ảo vào công tác điều hành nội bộ và phục vụ người dân. Các ứng dụng AI chuyên biệt sẽ tự động hóa cảnh báo sai sót, phân tích dữ liệu chuyên sâu và tổng hợp báo cáo định kỳ.
Nhóm nhiệm vụ về quản trị mục tiêu và giám sát thông minh: Trọng tâm hành động là chuyển đổi việc quản lý hành vi sang quản trị mục tiêu hiệu suất đầu ra thông qua bộ chỉ số KPIs/OKRs số hóa cho từng vị trí việc làm và tích hợp phân hệ này vào nền tảng làm việc số tập trung để tự động phân bổ mục tiêu từ cấp lãnh đạo đến từng công chức.
Thành phố sẽ thiết lập Trung tâm Điều hành hiệu suất hành chính hiển thị dữ liệu thời gian thực phục vụ công tác giám sát của lãnh đạo các cấp.
Nhóm nhiệm vụ về nhân sự và văn hóa công sở số: Tập trung chuyển đổi năng lực và tư duy của đội ngũ qua việc ban hành quy chuẩn khung năng lực số bắt buộc cho từng nhóm vị trí việc làm, tổ chức đào tạo thực chiến và đưa kỹ năng số thành tiêu chí tiên quyết để tuyển dụng, quy hoạch, bổ nhiệm lãnh đạo.
Đề án mang tính bứt phá khi đề xuất thí điểm cơ chế làm việc kết hợp (Hybrid work), cho phép công chức thuộc các nhóm vị trí việc làm chuyên môn về tham mưu, nghiên cứu các nhiệm vụ trọng yếu, hoạch định chính sách, chiến lược được đăng ký làm việc từ xa từ 1 - 2 ngày/tuần trên cơ sở quản lý bằng chất lượng sản phẩm đầu ra và duy trì kết nối qua giao ban trực tuyến thay vì điểm danh cơ học.
Nhóm giải pháp về cơ sở vật chất: Bên cạnh việc đưa vào vận hành trung tâm hành chính mới tại khu đô thị mới Thủ Thiêm (phường An Khánh), thành phố sẽ tận dụng mạng lưới trụ sở truyền thống hiện có bằng cách giữ nguyên khung vỏ kiến trúc nhưng nâng cấp "hệ điều hành", kỹ thuật bên trong thông qua công nghệ IoT giúp tối ưu hóa không gian vật lý, tích hợp các trung tâm làm việc dùng chung.
